令和4年7月22日

7月に入り、新型コロナウイルスの感染者数が急激に増加しており、参加を予定してくださっている皆様におかれましてはご心配のことと思います。この状況を受け、開催形式について、本大会実行委員会と学術大会運営委員会を中心に検討を重ねて参りました。現時点での政府の方針として、行動制限は行わず個々の感染対策を強化する方向であること、また、参加予定の多くの方がワクチンを3回以上接種されていると考えられることから、原則として対面での開催と決定いたしました。

このような状況ではありますが、大会実行委員会としては、是非とも群馬に足をお運びいただき、久しぶりの対面開催となる本大会を盛り上げていただきたいと切に願っております。

なお、多くの方にお問い合わせいただきましたが、当初より対面での開催を念頭に準備を進めて参りましたことから、機材やネットワーク等の都合上ライブでのオンライン配信はご用意できません。大変申し訳ございませんが、ご理解の程お願い申し上げます。

しかしながら、感染や濃厚接触、所属機関の規定等のために、ご来場いただくことが叶わなくなる方もいらっしゃることが予測されます。つきましては、下記の代替措置を取らせていただくこととなりました。ぜひご一読ください。

• ご来場いただけないことが確定しましたら、速やかに欠席連絡フォーム（https://forms.gle/cE9jCtvmwCSuiQdX6）よりお知らせください。
• 登壇者は、ご欠席される場合にも大会参加登録が必要です。
• 既にお支払いいただいたWelcome Reception、懇親会の費用につきましては返金致しかねます。
• 連絡がなくご欠席されたり、ご発表日時までに事務局で大会参加登録が確認できなかった場合には、演題取り下げとさせていただくことがあります。

代替措置

1.座長が欠席される場合

1. 大会企画の座長
   大会実行委員会で検討し個別に対応させていただきます。
2. 公募シンポジウムの座長
   当該セッションの企画運営担当者を中心に、企画者の皆様で代行者の必要性を含め対応をご検討ください。
3. 優秀発表賞セッション、英語セッションの座長
   大会実行委員会で検討し個別に対応させていただきます。
4. 一般演題（口演）の座長
   お二人のうちお一人のみ欠席される場合には、もうお一方のみで進行をお願いする場合があります。
   また、当該セッションの演者のどなたかに、座長代行をお願いすることもあります。

2.ワークショップ登壇者が欠席される場合

当該ワークショップの企画運営担当者を中心に、企画者の皆様で代行者の必要性を含め対応をご検討ください。万が一、来場可能な方だけではセッションの遂行が不可能と判断された場合には、大会運営準備室までご連絡ください。なお、全員が参加不可能となった場合には当該セッションを中止とさせていただきます。

3.口頭発表の演者が欠席される場合

会期中に会場で予定されている全てのシンポジウム、優秀発表賞セッション、一般演題（口演）の登壇者が欠席され、代理で発表できる方がいらっしゃらない場合には、録画上映をもって発表に変えさせていただきます。

1. シンポジウムについて

   ・発表時間以内に収まる録画データをmp4形式のファイルでお送りください。

   ・送信先は、欠席連絡フォームにご入力いただいたメールアドレスにご連絡します。

   ・質疑応答については、会場にいらっしゃる方による代理回答または、座長の判断で質問者に連絡先を聞いていただき、後日個別に回答することとしてください。

   ・座長や当該セッション運営者のご判断で個人的なデバイス、アプリ等を使って登壇者と会場を繋いでいただくことについて、規制は行いません。ただし、会場のFree WiFiの強度は保証できません。また、いかなる場合にも、時間厳守でお願い致します。

2. 優秀発表賞セッション、一般演題（口演）について

   ・発表時間以内に収まる録画データをmp4形式のファイルでお送りください。
   送信先は、欠席連絡フォームにご入力いただいたメールアドレスにご連絡します。

   ・質疑応答については、座長の判断に一任いたします。欠席される方から座長への個人的にご連絡されることはお控えください。

※遅くともご発表日の前日までにアップロードをお願いします。
※以下のルールでファイル名を設定してください。

4.一般演題（ポスター）の発表者が欠席される場合

会場にお越しいただける代理の方にご発表いただくか、会場にどなたもお越しいただけない場合には別途お知らせするオンデマンドサイトへの掲載をもって発表とみなします。

いずれの場合も、ポスターについてはどなたかに会場までお運びいただき貼付していただくか、下記の期間内にGメッセ群馬まで郵送してください。海外在住の方につきましては、8月2日（火）までにポスターのPDFデータを運営準備室までメールで送信してください。

ポスターが貼られていても、ポスター発表の時間に代理で発表いただけない場合には、オンデマンドサイトへの掲載は必須といたします。

5.登壇されない参加者が欠席される場合

ライブでのオンライン配信は行わない予定ですので、オンデマンドサイトのコンテンツをご覧ください。現時点でオンデマンド配信の対象となるセッションは、大会長講演、招請講演、特別講演、特別シンポジウムと、任意のポスター発表です。
現在、さらにコンテンツを増やせるか検討しております。
なお、参加登録費（懇親会費等を含む）は返金いたしかねます。

※群馬県または日本全体に行政による行動制限が出た場合には、この限りではありません。

大会成功に向け、皆様方のご協力を改めてお願い申し上げます。

第54回日本医学教育学会大会
実行委員長　鯉淵典之